Monatsberichte für alle Kunden mit Sammelaufträgen

Am ersten Arbeitstag des Monats möchten Sie nicht dreißigmal auf Schnellpräsentation klicken. Ein Sammelauftrag erstellt all diese Berichte in einem Durchgang und verfolgt jeden einzelnen.

1. Kunden auswählen

Markieren Sie unter Präsentation erstellen → Kunden die gewünschten Kunden oder nutzen Sie Diese Seite auswählen. Die Auswahl bleibt beim Filtern erhalten, Sie können die Liste also aus mehreren Suchen zusammenstellen. Klicken Sie dann auf Auftrag für Auswahl erstellen.

2. Auftrag einrichten

• Auftragsname – zum Beispiel „Monatsberichte – Oktober“, damit das Team ihn später findet.
• Berichtszeitraum – zum Monatsende meist Letzter Monat, für rollierende Berichte Letzte 30 Tage.
• Berichtssprache – Kundenstandard belassen, um die Sprache jedes Kunden zu verwenden, oder eine Sprache für den ganzen Lauf festlegen.
• Vorlagen – zugewiesene Vorlagen sind vorausgewählt. Mit Gemeinsame Vorlage → Auf diesen Auftrag anwenden erhalten alle dieselbe Vorlage, oder Sie ändern sie Zeile für Zeile.

Unten im Formular sehen Sie die geschätzte Gesamtsumme und Ihr Restguthaben. Wird es knapp, kürzt So viele Kunden wählen, wie das Guthaben erlaubt die Liste für Sie.

3. Starten und verfolgen

Das Speichern des Auftrags startet die Erstellung noch nicht; beim Start werden Sie gebeten, den Credit-Verbrauch zu bestätigen. Unter Aufträge verfolgen Sie jeden Lauf: wie viele Kunden fertig sind, wie viele ausstehen oder laufen und ob Fehler auftraten.

Eine Monatsroutine, die funktioniert

1. Zwei Tage vor Monatsende prüfen, ob jeder Kunde ein aktives Konto und eine zugewiesene Vorlage hat.
2. Am ersten Tag einen Auftrag pro Kundengruppe mit dem Zeitraum Letzter Monat anlegen.
3. Die Dateien unter Letzte Präsentationen herunterladen, kommentieren und versenden.